Firmen / Mandanten / Kunden (3 Min.)

In diesem Video sehen Sie einen Überblick über die Firmenakten im OktoCareer System. Sie sehen wie das System bei Ihren Vertriebsaktivitäten helfen kann und wie Akquisitionslisten aufgebaut werden.

Bewerbererfassung (9 Min.)

In diesem Video sehen Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten um Bewerber im OktoCareer System zu erfassen.

Matching (9 Min.)

In diesem Video sehen Sie wie Sie Kandidaten für einen Auftrag in der Datenbank finden und Shortlists aufbauen.

Kandidaten bei Kunden vorschlagen (5 Min.)

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Kandidatenprofile mit OktoCareer erstellen und Kandidaten bei Ihren Kunden vorschlagen.

Aktionen (5 Min.)

In diesem Video sehen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Aktionen im System.

Stellenanzeigen (2 Min.)

In diesem Video sehen Sie wie Sie mit OktoCareer Stellenanzeigen erstellen und im Internet platzieren können.

Video Transkription

Firmen / Mandanten / Kunden (3 Min.)
Um Firmen als Arbeitgeber für einen Kandidaten oder für die allgemeine Akquisition zu identifizieren, stehen verschiedene Parameter zur Verfügung.

Die Trefferlisten können durch Hinzufügen von Kriterien weiter eingeengt werden. In diesem Beispiel möchte ich nur aktuelle Kunden anzeigen lassen. Da mir die Trefferliste zu lang ist, grenze ich die Auswahl auf Kunden mit hohem Potenzial ein. Im nächsten Schritt begrenze ich die Auswahl noch einmal auf Dienstleistungsunternehmen. Nun interessiert mich, welche der angezeigten Firmen einen aktuellen Auftrag bei uns laufen hat.

Da die Firma idealerweise im Raum Hamburg liegen soll, grenze ich die Treffer weiter geografisch ein. Die identifizierte Firma könnte interessant sein. Also wähle ich sie durch Anklicken aus. Ein neuer Reiter öffnet sich und ich sehe die Details. Als erstes interessiert mich der Firmensitz weil ich dem Kunden einen Besuch abstatten möchte. In Google Maps bekomme ich automatisch die hinterlegte Adresse angezeigt.

Im linken Teil sehe ich alle hinterlegten Angaben zu der Firma. Im rechten Teil sehe ich die detaillierten Informationen, Aktionen und zusammenhängende Daten.
Unter den Aktionen sind alle wichtigen Aktivitäten, die mit diesem Kunden in Zusammenhang stehen chronologisch vermerkt.
Verschiedene Adressen der Standorte des Kunden können hinterlegt werden.
Der Kunde kann mit anderen Firmen in der Datenbank verknüpft werden um Konzernstrukturen abzubilden. Ansprechpartner können ausgewählt werden.
Da mich der laufende Auftrag für den Vertriebsassistenten interessiert wähle ich ihn aus.
In einem neuen Reiter öffnen sich die Informationen zu diesem Auftrag.
Auch hier werden die mit dem Auftrag in Verbindung stehenden Aktionen chronologisch angezeigt.
Ich kann mir die für diesen Auftrag geschalteten Anzeigen und Wiedervorlagen ansehen sowie die Kandidaten, die für diesen Auftrag bereits selektiert sind.
Da mir diese Informationen ausreichen, schließe ich den Auftrag durch Klicken auf den Reiter.
Bei den hinterlegten Dokumenten öffne ich noch einmal das aktuelle Angebot für den Kunden.
Nun schließe ich die Kundenansicht um zurück zur Trefferliste meines Suchvorgangs zu gelangen.
Die Firma passt in meine Akquisitionsliste für den nächsten Monat. Um sie dort aufzunehmen drücke ich den rechten Mouse Button und füge Sie der Liste hinzu.
Als nächstes möchte ich die gesamte Akquisitionsliste öffnen. Dafür gehe ich in die Auswahl der gespeicherten Suchvorgänge, auch Selektionen genannt. Dort wähle ich die Akquisitionsliste aus und öffne sie.

Die in der Akquisitionsliste enthaltenen Firmen werden angezeigt und ich erstelle ein PDF der Liste für meine Unterlagen.

Bewerbererfassung (9 Min.)
In diesem Video sehen Sie, wie Sie mit dem OktoCareer System Bewerber erfassen können.

Grundsätzlich können Bewerberdaten durch den Personalberater erfasst werden oder Bewerber können ihre Daten selber eingeben bzw. die bereits erfassten Daten selber ergänzen. Welche Daten durch Sie bzw. durch den Bewerber selber eingegeben werden sollen bestimmen Sie mit der Konfiguration des Systems.

Die Erfassung durch den Personalberater ist sinnvoll für Grunddaten die der Bewerber später selber ergänzt oder in Fällen wo dies entweder als Service für den Bewerber übernommen werden soll oder wenn nicht davon auszugehen ist, dass der Kandidat seine Daten selber online eingeben oder ergänzen wird.

Schriftliche Bewerbungen können manuell erfasst werden. Dabei werden die Anlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse im System hinterlegt soweit sie in elektronischer Form vorliegen oder sie werden gescannt und eingelesen.

Bewerberdaten können auch nach einem telefonischen Kontakt erfasst werden. Hier ist es in der Regel sinnvoll, dass der Bewerber seine Daten selber ergänzt und Dokumente hochlädt.

Bewerbungen die nur durch einen persönlichen Kontakt stattgefunden haben können vom Berater erfasst werden. Dabei können direkt die Notizen aus dem Gespräch und Qualifikationen und Beurteilungen eingegeben werden. Die Gesprächsnotizen können gescannt und hinterlegt werden.

In der zweiten Möglichkeit der Erfassung bewirbt sich der Kandidat über die Homepage der Personalberatung oder über eine Stellenbörse. Dabei kann es sich um eine Initiativbewerbung handeln oder um die Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle.

Stellen können direkt aus OktoCareer heraus ausgeschrieben werden. Dafür existieren Schnittstellen zu den wichtigsten Stellenbörsen. Sie selber bestimmen welchen Detailgrad an Informationen Sie von dem Bewerber abfragen.

Mit der integrierten Stellenbörsenverwaltung sehen Sie auf einen Blick die Aktivitäten Ihrer Ausschreibungen.

Nachdem der Bewerber seine Daten und Qualifikationen eingetragen und seine Dokumente angehangen hat schickt er seine Bewerbung in das OktoCareer System. Dort erscheint die Bewerbung in den Neueingängen.

Als dritte Möglichkeit kann der Bewerber die bereits gespeicherten Basisdaten selber online ergänzen.

Dafür schickt der Berater dem Kandidaten per E-Mail einen Link zu seinem Fragebogen. Der Bewerber füllt den Fragebogen aus und speichert ihn im System. Dabei gibt es auch die Möglichkeit für den Bewerber den Fragebogen zwischenzuspeichern. Der Kandidat hat allerdings nur solange Zugriff auf seinen Fragebogen bis er ihn final abgeschickt hat oder der Zugriff durch den Berater erneut gewährt wurde.

Zusammenfassend kommen Bewerberdaten in die Datenbank durch die manuelle Anlage durch den Berater, durch die Bewerbung über eine online ausgeschriebene Stelle oder durch eine Mischung von Erfassung durch den Berater und der Ergänzung durch den Bewerber.

Im folgenden Beispiel erfasst der Berater die Grunddaten des Kandidaten und lässt im nächsten Schritt den Kandidaten sein detailliertes Profil hinterlegen.

Nach Anlage der Grunddaten erscheint der Kandidat in der Liste der Neueingänge. In dieser Liste befinden sich sowohl die manuell angelegten Kandidaten als auch die Bewerbungen von der Homepage oder den Stellenbörsen.

Mit rechtem Mausklick wird ein Kandidat in die Datenbank übernommen. Im nächsten Schritt schicke ich dem Kandidaten den Link zu seinem Online Fragebogen. Dafür erstelle ich eine neue Aktion. Als Aktionsart wähle ich „Fragebogen an Kandidat“. Als Kommunikationsweg wähle ich E-Mail raus und ich gewähre dem Kandidaten Zugriff auf seinen Fragebogen.

Da ich den Fragebogen per E-Mail schicke, öffne ich das E-Mail Formular. Ich wähle die passende Textvorlage aus. OktoCareer erstellt die E-Mail entsprechend eigenständig und ich schicke sie an den Bewerber ab.

Die gesendete E-Mail wird bei dem Bewerber unter seinen Aktionen gespeichert. Nachdem der Kandidat die E-Mail empfangen und den Link geöffnet hat, muss er sich mit seinem Geburtsdatum authentifizieren. Es erscheint eine Begrüßung des Kandidaten mit Ihrem individuellem Design und Text.

Die vom Berater bereits erfassten Datenfelder sind bereits ausgefüllt. Der Kandidat ergänzt nun seine persönlichen Daten und Qualifikationen.

Der Fragebogen stellt einen zentralen Bestandteil des Systems dar. Sie können die Inhalte und Struktur selber festlegen. Der Fragebogen sollte auf die Zielgruppe Ihrer Bewerber zugeschnitten sein. Dabei haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Berufsbilder unterschiedliche Fragebögen zu verwenden. Auch kann ein Fragebogen abhängig von der Antwort einer Frage verzweigen.

Wenn der Bewerber seine vertragliche Kündigungsfrist hinterlegt, dann wird dem Berater das Datum zu dem der Kandidat verfügbar ist dynamisch angezeigt und es können entsprechende Suchabfragen gestartet werden.

Der Bewerber kann seine Berufsstationen mit Positionen und Tätigkeitsbereichen hinterlegen. Dies ermöglicht später die automatische Generierung von Kandidatenprofilen mit Darstellung eines Lebenslaufs in standardisierter Form.

In dem detaillierten Qualifikationsfragebogen kann der Bewerber eine Selbsteinschätzung seiner Fähigkeiten vornehmen. Sollte sich durch spätere persönliche Gespräche eine andere Einschätzung ergeben so können die Bewertungen editiert werden. Der Kandidat selber hat nach Abschicken des Fragebogens keinen Zugriff mehr, außer der Zugriff wird ihm erneut eröffnet.

Durch die Möglichkeit den Fragebogen verzweigen zu lassen kann der Aufwand für den Bewerber reduziert werden. Der Fragebogen sollte allgemein der Zielgruppe der Bewerber angepasst sein.

Der Bewerber kann sein Foto, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Unterlagen hinterlegen. Dies kann im pdf Format aber auch im Doc und anderen Formaten geschehen.

Letztlich willigt der Bewerber der Speicherung und Nutzung der Daten ein. Der entsprechende Text wird von Ihnen gestaltet und sollte aktuelle Datenschutzerfordernisse enthalten.

Im nächsten Schritt wird das eingegangene Profil intern durch einen Berater geprüft und bei Bedarf angepasst.

In diesem Beispiel hat sich durch ein Telefoninterview herausgestellt, dass die Italienisch und Spanisch Kenntnisse doch eher der Note 3 als der Note 2 entsprechen. Daher ändere ich die Bewertung in diesem Bereich.

Zur weiteren Prüfung gucke ich mir die eingetragenen Berufsstationen und die hinterlegten Dateien an. Die Kandidatin hat ihr Foto als „Bewerbungsfoto“ benannt. Um eine einheitliche Benennung der Dateien im System sicherzustellen ändere ich den Namen der Datei. Dafür muss ich lediglich die rechte Maustaste drücken und auf „Foto“ klicken.

Im Namen des Abiturzeugnisses hätte ich gerne den Namen des Gymnasiums hinterlegt. Daher ändere ich den Dateinamen manuell. Ich schaue mir die hinterlegten Dateien an. Zur Überprüfung ob eine gültige Adresse eingetragen ist öffne ich diese in Google Maps. Der Vorgang ist nun abgeschlossen und der Kandidat ist mit allen Daten im System gespeichert.

Als nächstes sehen Sie wie Doppeleinträge von Kandidaten vermieden werden. OktoCareer verfügt über eine automatische Dublettenprüfung. So wird der Verdacht auf eine Dublette automatisch neben dem Kandidaten angezeigt. Um die mögliche Dublette für diesen Kandidaten zu finden starte ich mit dem rechten Maus Button die Dublettensuche.

Das System zeigt mir die mögliche Dublette an. Schon am Foto sehe ich, dass es sich tatsächlich um eine Dublette handelt. Nach Prüfung der Daten entscheide ich, den neueren Eintrag auf den älteren zu übertragen. Dafür wähle ich mit dem rechten Mausbutton die Übertragungsfunktion aus. Ich wähle die zu übertragenden Daten aus und markiere, dass der jüngere Eintrag gelöscht wird.

Matching (9 Min.)
In diesem Video sehen Sie, wie Sie mit OktoCareer geeignete Kandidaten für einen Auftrag identifizieren, selektieren und Short Lists erstellen können.

Im ersten Schritt werden Kandidaten durch eine einfache Stichwortsuche identifiziert. Es wird eine Longlist aufgebaut um die gefundenen Kandidaten für die Suche zu speichern. Als nächstes werden weitere Kandidaten mit einem spezifischen Profil gesucht. Zum Abschluss des Suchprozesses wird aus der Longlist eine Shortlist gemacht.

In unserem Beispiel hat die Firma Atlantic Shipping einen Auftrag für einen qualifizierten Office Manager platziert. Ich öffne den Auftrag um mir ein Bild von dem gesuchten Kandidaten zu machen.

Um die Kandidaten, die ich im System identifizieren werde für mich zu speichern, lege ich einen Suchvorgang, auch Selektion genannt an. Ich benenne den Suchvorgang mit Office Manager für Atlantic Shipping.

Der Suchvorgang erscheint in der Liste aller gespeicherten Suchvorgänge und steht mir somit für spätere Aktivitäten in Zusammenhang mit diesem Auftrag zur Verfügung. Bei Bedarf kann der Fall auch von meinen Kollegen bearbeitet werden.

Um einen ersten Überblick zu bekommen ob sich vielleicht schon der ideale Kandidat in der Datenbank befindet führe ich eine schnelle Stichwortsuche durch. Dabei werden alle Datenfelder nach dem Stichwort durchsucht und auch Dokumente wie Lebensläufe im PDF Format berücksichtigt.

In meinem Fall erinnere ich mich an einen Kandidaten der perfekt passen könnte. Ich weiß seinen Namen nicht mehr, erinnere mich nur daran, dass er bei einem Papierproduzenten gearbeitet hat, der Black and White oder so ähnlich hieß.

Ich fange meine Suche also an, indem ich alle Kandidaten aufrufe, die irgendwie mit dem Stichwort Black in Verbindung stehen. OktoCareer liefert eine Trefferliste mit den Kandidaten, in deren Daten das Wort „Black“ vorkommt.

Ich gehe in die Detailansicht der Kandidaten um mir ein besseres Bild machen zu können. Dabei öffnet sich für jeden Kandidaten ein neuer Reiter und ich kann jederzeit zurück zu meiner Trefferliste springen.

Bei diesem Kandidaten bin ich fündig geworden. Es ist die Person die ich gesucht hatte und die bei der White & Black Papier AG beschäftigt war.

In den Aktionen sehe ich die letzte Kommunikation und den Status des Kandidaten. Bei den Dokumenten ist ein Anschreiben, der Lebenslauf und ein Arbeitszeugnis hinterlegt. Ich schaue mir das Arbeitszeugnis an…..und dann den Lebenslauf.

Unter den Aufträgen sehe ich, für welche Suchaufträge der Kandidat bereits einem Kunden vorgeschlagen wurde. Den Wohnort und damit die Entfernung vom potenziellen Arbeitgeber sehe ich auf Knopfdruck bei Google Maps.

Da der Kandidat geeignet erscheint füge ich ihn der Long List meines Suchvorgangs zu.

Ich rufe die Long List auf und sehe, dass der Kandidat dort gespeichert ist.

Im nächsten Schritt möchte ich weitere Kandidaten über ihr Qualifikationsprofil suchen. Im OktoCareer System können die Datenfelder der Kandidaten und die Qualifikations-Fragebögen individuell für Sie konfiguriert werden. Je nach Berufsgruppe kann ein unterschiedlicher Fragebogen verwendet werden und Fragebögen können in Abhängigkeit von Antworten verzweigen.

Für das Matching können sämtliche Daten und Anforderungen kombiniert werden.

So können Kriterien zum Bearbeitungsstand angesetzt werden, wie dass der Kandidat im letzten halben Jahr interviewed wurde, dass er arbeitssuchend ist oder dass er einem bestimmten Berater zugeordnet ist.

Interne Bewertungen können herangezogen werden. In den persönlichen Daten kann die Suche auf einen Ort oder einen geografischen Umkreis eingegrenzt werden. Die Trefferliste kann auf Kandidaten eingeschränkt werden, die über einen bestimmten Rekrutierungskanal kommen.

Bei den persönlichen Wünschen können Fachrichtungen, Branchen, Gehälter und räumliche Mobilität berücksichtigt werden.

Die Verfügbarkeit erlaubt die Filterung nach Beschäftigungsstatus und nach dem Datum, das sich dynamisch aus der hinterlegten Kündigungsfrist errechnet.

Schulische, akademische und berufliche Bildung können berücksichtigt werden. Die berufliche Erfahrung auf verschiedenen Gebieten in unterschiedlichen Positionen und Unternehmensgrößen kann gefiltert werden.

Als besondere Kenntnisse wähle ich Office Management aus. Daraufhin kann ich dieses Fähigkeitenprofil im nächsten Reiter weiter spezifizieren. Aufgrund der Office Management Vorauswahl kann ich nun die speziellen Anforderungen detailliert auswählen. Der Kandidat soll in der Lage sein, die Terminplanung zu organisieren.

Wichtig sind weiterhin Erfahrungen in Assistenzpositionen. Und er soll Konferenzen vorbereiten. Kenntnisse in Excel und Outlook sind nötig. Weiterhin wären Basiskenntnisse mit SAP R/2 wünschenswert. Deutsch sollte perfekt beherrscht werden und Englisch mindestens gut. Spezielle Branchenerfahrungen sind für die Position nicht vorausgesetzt.

OktoCareer liefert Ihnen die Kandidaten, deren Profil auf die Suche zutrifft. Das sind mehr als ich brauche, also kann ich meine Anforderungen noch etwas höher setzen. Dafür gehe ich zurück in das Matching und nehme als weitere Sprachkenntnisse Französisch auf.

Trotz der erhöhten Anforderungen ist die Trefferliste immer noch zu lang. Ich gehe erneut in das Matching und nehme Word Kenntnisse als weiteres Kriterium hinzu. Gleichzeitig erhöhe ich die Anforderungen in den SAP R/2 Kenntnissen.

Selbst die dritte Trefferliste ist noch lang genug, so dass ich Spielraum für weitere Einschränkungen habe. Ich begrenze die Treffer nun auf Kandidaten, die im Umkreis von 100 Kilometern des Mandanten wohnen. Dies reduziert die Auswahl an Kandidaten tatsächlich erheblich.

Ich habe das gute Gefühl, dass ich nun eine Liste mit Kandidaten habe, die ich mir jeweils näher angucken sollte.

Jeder Kandidat öffnet sich in einem eigenen Reiter so dass ich eine gute Übersicht bekomme und einfach hin und her wechseln kann. Reiter von Kandidaten die mich nicht weiter interessieren schließe ich.

Die interessanten Kandidaten weise ich meinem Suchvorgang Office Manager für Atlantic Shipping zu und erweitere so meine Long List.

Nun rufe ich meine Long List auf um daraus eine Short List zu erstellen. Für die Short List habe ich mir zwei Gruppen von Kandidaten angelegt. Die die ich ansprechen möchte und die Nachrücker. Ich sortiere meine Liste indem ich den Kandidaten eine der beiden Gruppen zuordne. In dem Kommentarfeld notiere ich mir die ersten Eindrücke der Kandidaten.

Diese Kommentare betreffen nur den Suchvorgang für Atlantic Shipping und werden nicht im Datensatz des Kandidaten gespeichert. Sie sind somit nur für mich und die Bearbeiter dieses Suchvorganges sichtbar.

Kandidaten bei Kunden vorschlagen (5 Min.)
Im Folgenden sehen Sie, wie Sie selektierte Kandidaten Ihren Mandanten vorstellen können. Im ersten Schritt lade ich den Kandidaten zu einem Interview ein. Der Kandidat wird interviewed. Falls er für die Stelle geeignet ist, generiere ich ein PDF Profil und übersenden es dem Mandanten.

Ich habe die potenziellen Kandidaten bereits identifiziert und in einem Suchvorgang gespeichert und sortiert. Diesen Suchvorgang, auch Selektion genannt, rufe ich auf um die Liste zu sehen.

Es geht um einen Office Manager für Atlantic Shipping. Die Bewerberin Frau Schröder gehört zu den aussichtsreichsten Kandidaten, also lade ich sie zu einem Interview ein. Ich öffne eine Aktion um Frau Schröder eine E-Mail zu schreiben und den Vorgang zu dokumentieren.

Durch die Auswahl der spezifischen Aktionsart können die Vorgänge und Aktivitäten später in Statistiken abgerufen werden. Ich reserviere die Kandidatin Frau Schröder für mich so dass kein anderer Berater sie kontaktiert oder vorschlägt bis ich sie wieder freigegeben habe.

Den Interviewtermin lege ich mir auf Wiedervorlage und sende ihn gleichzeitig an mein Outlook. OktoCareer bietet die Möglichkeit E-Mail Vorlagen zu erstellen. Ich wähle die entsprechende Vorlage für die Einladung zum Kandidateninterview und trage den Termin ein.

Dann sende ich die E-Mail an die Kandidatin. In den Aktionen der Kandidatin wird die E-Mail hinterlegt. In der Kandidatenliste wird Frau Schröder als reserviert gekennzeichnet.

Im nächsten Schritt findet das Kandidateninterview statt. Die Ergebnisse des Interviews werden gespeichert. Ich suche Frau Schröder im System und öffne den Datensatz. Um das Interviewergebnis zu speichern lege ich eine neue Aktion an.

Als Aktionsart wähle ich „Durchführung Interview“. Ich vermerke eine kurze Zusammenfassung des Interviews und hänge meine gescannten handschriftlichen Notizen an.

Da ich in dieser Phase das Interview im System noch nicht in direktem Zusammenhang mit dem Auftrag oder dem Kunden bringen möchte schließe ich die entsprechenden Reiter.

Ich markiere die Interviewnotiz als Kommentar. Damit erscheint die Notiz deutlich sichtbar in rot als oberstes in den Aktionen der Kandidatin.

Da die Kandidatin für die Stelle geeignet ist, erstelle ich im nächsten Schritt ein Profil, das ich dem Mandanten schicke. Das Profil wird aus den gespeicherten Daten erstellt und kann editiert werden.

Unter den Vorlagen habe ich verschiedene Formate zur Auswahl erstellt. Eines für Zeitarbeitsaufträge und eines für die Personalberatung.

OktoCareer füllt die Platzhalter der Vorlagen automatisch mit den im System hinterlegten Daten. Je besser die Datenbasis gepflegt ist desto vollständiger können Kandidatenprofile generiert werden.

Die vom System generierten Profile können manuell editiert und ergänzt werden. Ich generiere ein PDF von dem angepassten Profil und speichere es auf meiner Festplatte. Um das PDF im OktoCareer System jederzeit verfügbar zu haben speichere ich es unter den Dokumenten der Kandidatin.

Im nächsten Schritt schicke ich das Kandidatenprofil als Vorschlag an den Mandanten. Dafür nutze ich das OktoCareer System um den Vorgang zu dokumentieren. Ich öffne eine Aktion und wähle die entsprechende Aktionsart aus. Ich wähle Atlantic Shipping als Kunden aus. Als Ansprechpartner wähle ich Herrn Tsang. Da Atlantic Shipping mehrere Aufträge laufen hat wähle ich den betroffenen aus.

Im E-Mail Fenster wähle ich die passende Vorlage aus. Unten kann ich die verfügbaren Dokumente der Kandidatin auswählen. Ich wähle das Profil durch Anklicken aus. Darüber hinaus hätte ich noch die Möglichkeit, weitere Anlagen von meinem Computer hinzuzufügen, was in diesem Fall aber nicht nötig ist.

Ich schicke die E-Mail mit dem Kandidatenprofil an den Kunden Atlantic Shipping. Die gesendete E-Mail ist nun als gespeicherte Aktion sowohl bei der Kandidatin als auch beim Kunden und Ansprechpartner gespeichert.

Im Datensatz der Kandidatin Frau Schröder sehe ich nun, dass sie als Office Manager für Atlantic Shipping vorgeschlagen wurde.

Ich gehe in die Auftragsliste und wähle den Office Manager Auftrag. Hier sehe ich unter den vorschlagenen Kandidaten, dass Frau Schröder für den Auftrag bei Atlantic Shipping vorgeschlagen wurde. Von hier kann ich bei Bedarf direkt in den Datensatz von Frau Schröder navigieren wenn der Kunde mir seine Rückmeldung gegeben hat.

Aktionen (5 Min.)
Im folgenden sehen Sie die vielfältigen Funktionen von Aktionen im OktoCareer System.

Mit Aktionen kann ich

• Notizen und Berichte hinterlegen
• Dateien hinterlegen
• E-Mails schreiben
• Wiedervorlagen anlegen
• Kandidaten mit Aufträgen verbinden
• Kandidaten reservieren
• Daten für Statistiken liefern

Und ich kann alle diese Funktionen in einem Arbeitsschritt erledigen.

Notizen und Berichte hinterlegen
Ich öffne eine neue Aktion um einen Bericht zu einem Kandidateninterview zu schreiben.
Der Bericht wird in den Aktionen des Kandidaten angezeigt.
Ich öffne erneut eine Aktion um eine Notiz bei einem Kandidaten zu hinterlegen.
Durch Markierung der Notiz als Kommentar wird diese in rot ganz oben angezeigt.


Dateien hinterlegen
Ich öffne eine Aktion und lade eine Datei von meiner Festplatte in das System. Dies kann z.B. eine handschriftliche Interviewnotiz sein.

E-Mails schreiben
Ich öffne eine Aktion. Dann wähle ich eine Datei von meiner Festplatte, die ich mit der E-Mail als Anlage verschicken möchte. Ich schreibe den Text der Mail und wähle aus, dass die Datei mitversendet werden soll.

Wiedervorlagen anlegen
Ich öffne eine Aktion. Dann schreibe ich eine Notiz und wähle Datum und Uhrzeit für die Wiedervorlage aus. Durch setzen des Hakens wird eine Kopie des Termins an mein Outlook gesendet. Die Wiedervorlage erscheint auf meiner persönlichen Startseite des Systems.

Kandidaten mit Aufträgen verbinden
Ich öffne eine Aktion für einen Kandidaten und wähle den Auftrag aus, für den ich den Kandidaten vorschlage. In der Kandidatenakte ist nun der Auftrag vermerkt für den der Kandidat vorgeschlagen wurde. Auch in der Kundenakte ist der Kandidat nun hinterlegt.

Kandidaten reservieren
Ich öffne eine Aktion für einen Kandidaten und reserviere ihn. In der Kandidatenliste wird die Reservierung mit einem roten R gekennzeichnet.

Daten für Statistiken liefern
Aktionen beinhalten die Möglichkeit, Daten für Statistiken zu generieren. Hierfür wird z.B. die Aktionsart und der Kommunikationsweg verwendet.
Die Statistikfunktion ermöglicht Auswertungen nach Bearbeiter, Niederlassung und Zeitraum. Weitere Auswertungen sind für den Auftragsstatus möglich.
Letztlich können alle Funktionen in einer einzigen Aktion ausgeführt werden. Somit wird ein Höchstmaß an Vernetzung von Informationen erreicht.

Stellenanzeigen (5 Min.)
In diesem Video sehen Sie wie Sie mit OktoCareer Stellenanzeigen auf Ihrer eigenen Homepage und auf Stellenbörsen platzieren können.

Ich rufe einen Auftrag auf und führe eine Vollständigkeitsprüfung durch. Dies ist wichtig, weil bestimmte definierte Datenfelder für die Anzeige direkt aus dem Auftrag übernommen werden.

Die Prüfung war erfolgreich.

Nun sehe ich mir die Einzelheiten des Auftrags noch einmal an.

Um die Stellenanzeige zu erstellen klicke ich auf „Neue Anzeige“. Ich wähle aus, in welcher Rubrik die offene Stelle auf meiner Homepage erscheinen soll.

OktoCareer bietet die Möglichkeit, verschiedene Designs für die Anzeige zu hinterlegen. Hier habe ich die Möglichkeit, das gewünschte Design auszuwählen.

Im nächsten Schritt wähle ich die externen Jobbörsen auf denen der Stellengesuch erscheinen soll. Die Guthaben-Abonnements für die Stellenbörsen verhandeln und erwerben Sie direkt bei dem jeweiligen Anbieter. In OktoCareer werden die Kosten und das Kontingent angezeigt.

Die Anzeige ist nur erstellt und platziert. Sie erscheint im Auftrag unter den Anzeigen.
In der Stellenbörsenverwaltung können Sie die Details und die Guthaben bei den Stellenbörsen pflegen.
In der Statistik werden alle geschalteten Stellenanzeigen mit den Klicks angezeigt.
Kandidaten, die sich über eine Stellenbörse bewerben landen in der Neueingangsliste zur weiteren Bearbeitung.